Anforderungen an die Exportdokumentation
Beim Export von Maschinen zur Lebensmittelverarbeitung sind in der Regel mehrere Dokumente erforderlich:
- Ursprungszeugnis: bestätigt das Herstellungsland der Anlage
- Handelsrechnung: detaillierte Rechnung mit HS-Code, Wert und Beschreibung
- Packliste: Angaben zu Inhalt, Gewichten und Abmessungen
- Konnossement / Luftfrachtbrief: Versanddokument des Frachtführers
- CE-Konformitätserklärung: für den Export in europäische Märkte
Unser Exportteam bearbeitet alle Dokumente, um eine reibungslose Zollabfertigung sicherzustellen.
Welche Aufgabe jedes Dokument erfüllt
| Dokument | Zweck | Üblicherweise ausgestellt von |
|---|---|---|
| Ursprungszeugnis | Belegt, wo die Ware hergestellt wurde, was die am Zielort angewandte Zollbehandlung bestimmt | Handelskammer oder andere autorisierte Stelle im Ausfuhrland |
| Handelsrechnung | Gibt den Transaktionswert, den HS-Code und eine vollständige Beschreibung der Anlage für die Zollbemessung an | Exporteur |
| Packliste | Führt jedes Packstück, seinen Inhalt, sein Gewicht und seine Abmessungen auf, damit die Sendung körperlich geprüft werden kann | Exporteur |
| Konnossement / Luftfrachtbrief | Beförderungsvertrag und Empfangsbestätigung der Ware; im Seeverkehr dient das Konnossement zugleich als Warenpapier | Reederei oder Fluggesellschaft, über den Spediteur |
| CE-Konformitätserklärung | Erklärt, welche europäischen Anforderungen die Anlage erfüllt | Hersteller |
Zertifikate über den Grundsatz hinaus
Je nach Zielort und je nachdem, wie die Anlage verpackt ist, können weitere Zertifikate verlangt werden. Verpackungsmaterial aus Holz muss häufig gemäß den Pflanzenschutzvorschriften des Einfuhrlandes behandelt und gekennzeichnet werden, und eine phytosanitäre Bescheinigung oder ein Begasungszertifikat kann erforderlich sein, um diese Behandlung zu dokumentieren. Einige Märkte verlangen außerdem eine Legalisierung oder konsularische Beglaubigung der Handelsrechnung und des Ursprungszeugnisses. Sieht der Kaufvertrag eine Prüfung durch Dritte vor, wird ein vor dem Versand ausgestellter Prüfbericht Teil des Dokumentensatzes, insbesondere wenn die Zahlung über die Bank des Käufers läuft.
Reihenfolge der Vorbereitung
- Die Handelsbedingungen und die HS-Klassifizierung der Anlage bestätigen, bevor die Rechnung erstellt wird.
- Eine Proforma-Rechnung ausstellen, damit der Käufer die Einfuhrformalitäten erledigen kann, danach die endgültige Handelsrechnung, sobald der Versand organisiert ist.
- Die Packliste anhand des tatsächlichen Verladeplans erstellen, damit Gewichte und Packstückzahl mit der verladenen Ware übereinstimmen.
- Das Ursprungszeugnis und alle zielortspezifischen Zertifikate beantragen, und zwar mit den Daten der endgültigen Rechnung.
- Den Versand buchen und das Konnossement oder den Luftfrachtbrief beim Frachtführer einholen.
- Den vollständigen Satz an den Käufer senden und eine Kopie bei der Anlagenakte aufbewahren.
Häufige Ursachen von Zollverzögerungen
- Eine Beschreibung auf der Rechnung, die zu knapp ist, um die Maschine zu identifizieren, oder die anders formuliert ist als im Ursprungszeugnis.
- Gewichte oder Packstückzahlen in der Packliste, die nicht mit dem Transportdokument übereinstimmen.
- Ein HS-Code, der nicht der tatsächlichen Funktion der Maschine entspricht.
- Ein Ursprungszeugnis ohne erforderliche Unterschrift, Stempel oder Gültigkeitsdatum.
- Name oder Anschrift des Empfängers, die zwischen den Dokumenten abweichen.
Wie wir Exportaufträge unterstützen
Handelsrechnung, Packliste und Konformitätserklärung werden aus demselben Anlagendatensatz erstellt, damit Beschreibung, Modellbezeichnung und HS-Code über den gesamten Satz hinweg konsistent bleiben. Wo der Zielort weitere Zertifikate verlangt, koordinieren wir uns mit dem Spediteur des Käufers und mit den ausstellenden Stellen und stellen Dokumente in der Form aus, die der Zollagent des Käufers erwartet, damit die Papiere vor dem Schiff oder dem Flug ankommen.